Korisni alati i aplikacije za organizaciju vremena

Sat

Sigurno ste bar jednom tokom života čuli za razne teorije i sisteme za organizaciju vremena, koja nam realno svima predstavlja problem. Saznajte u daljem tekstu koji alati i aplikacije će vam pomoći da bolje organizujete svoje vreme.

Danas ljudi imaju previše ideja i obaveza, a premalo vremena za njihovu realizaciju, pa je važno znati kako da iskoristimo svaki sekund dana.

Kako bi uspeli u tome, u nastavku pročitajte šta vam može pomoći u najčešćim izazovima upravljanja vremenom.

Najbolji alati za organizaciju vremena

Postoji stotine i stotine alatki, ali sledeći su najbolji:

Pravilo 1-3-5

Ovaj prilično jednostavan sistem koji se sastoji od toga da odradite jedan veliki, tri srednja i pet manjih zadataka svakog dana.

Alex Cavoulacos, jedna od osnivača The Muse-a, osmislila je ovaj alat kako bi uspešno obavila sve svoje obaveze, ali je masa njenih kolega počela da ga koristi i on se zbog svoje jednostavnosti danas koristi širom sveta

Kako funkcioniše?

Prvo zapišite taj veliki zadatak, i onda mu dodajte 3 srednja i 5 manjih. Ukoliko ste tog dana imali neku obavezu koju inače nemate, možete smanjiti broj zadataka na 2 srednja i 3 manja zadatka.

Sistem 52/17

Ovaj sistem je osmislila Julia Gifford i on je prešao u svakodnevnu upotrebu nakon eksperimenta koji je sproveden u Muse-u.

Poslovni ljudi

Softver koji je korišćen za nadzor aktivnosti korisnika je pokazao da su najproduktivniji bili oni koji su radili 52 minuta i onda odmarati narednih 17.

Tih 52 minuta je vreme vrlo intenzivnog rada, dok odmori treba da pomognu u pripremi za naredni radni period.

Kako primeniti ovo pravilo?

Lako je – radite 52 minuta, ali se tokom tog vremena maksimalno posvetite tome da završite sve što je potrebno. Onda se odmorite narednih 17 minuta i tad prošetajte, popričajte sa kolegama ili se istegnite.

7 minuta života

Izazov je sledeći – provedite samo 1% dana planirajući svoje vreme: 7 minuta ujutru i 7 minuta uveče.

Kad odvojite ovih 14 minuta videćete kako će vam vreme biti bolje organizovano i da ćete uspeti da završite više obaveza.

Allyson Lewis, koja je kreirala ovaj sistem, dizajnirala ga je na listu papira kako bi poboljšala svoju produktivnost na poslu finansijskog savetnika.

Autofokus

Ovaj alat za organizaciju vremena fokusira se na ono što vi želite prvo da završite, jer logično – te stvari ćete uraditi brže i sa manje odlaganja.

Kada vam dosadi ono što radite, jednostavno pređite na ono što vas više interesuje.

Autofokus je sistem koji stvara manje stresa i povećava produktivnost dok vas istovremeno tera da se fokusirate na ono što je važno.

Kako koristiti ovaj alat?

  1. Zapišite listu stvari koje morate obaviti u toku dana
  2. Pročitajte sve to što ste zapisali
  3. Ponovo pređite preko liste. Ponavljajte proces sve dok se neka stvar sa liste ne izdvoji
  4. Na taj zadatak se fokusirajte i radite ga koliko vam duša želi
  5. Kada ga završite, precrtajte ga sa liste; ili ga ponovo unesite na kraj liste ako niste završili
  6. Ponovo uradite stavku broj 3

Ukoliko vas ne privlači neka stavka, upotrebite marker i podvucite je kako biste je uradili sutra.

‘Nema pauze’

Ovaj sistem se zasniva na tome da kada postavite sebi neki cilj, radite na njemu dok ga ne ostvarite. Pauze vam ubijaju nalet kreativnosti i produktivnosti i mogu dovesti do toga da preskočite više dana i da ispadnete iz forme.

Kalendar na tabletu

Kada izaberete cilj, na kalendaru crvenim markerom označite svaki dan kada ste uradili nešto kako bi ostvarili taj cilj. Pokušajte da ne propustite nijedan dan dok ne završite šta ste započeli.

Koje su to aplikacije za organizaciju vremena?

Kada je već tehnologija toliko napredovala, zašto ne biste iskoristili prednost već gotovih alatki za organizaciju vremena? Ako baš želite, možete i kombinovati neke od sledećih aplikacija:

Remember the Milk – pregršt mogućnosti

Svojim imenom ova aplikacija podseća na listu koju pišete pre nego što krenete u kupovinu namirnica, ali ovo je zaravo jako dobra aplikacija koju možete koristiti svuda – od telefona preko kompjutera pa sve do Twittera.

Jednostavan dizajn i mogućnost da npr. stvorite listu zadataka za danas, sutra i podsetite se onoga što je još juče trebalo da bude gotovo – oduševiće svakog korisnika.

Posebno je bitno to što vas Remember the milk može takođe podsetiti na nešto što treba da obavite preko e-maila ili SMS-a. Putem ove aplikacije možete te podsetnike zakazati i za nešto što treba da obavite u budućnosti.

Selfcontrol app  –  blokirajte sajtove koji vam troše vreme

Ovo je odlična aplikacija za Mac računare i možete zabraniti pristup sajtovima koji vam skreću pažnju poput Fejsbuka, Twittera, Instagrama, itd..

Aplikacije na telefonu

Međutim, caka je što je ne možete nabaviti preko App store-a, jer ga ne možete isključiti kada poželite već se on sam isključuje nakon što prođe vreme koje ste zadali.

RescueTime – na šta trošite vreme?

Ako ste svakodnevno u večernjim satima u rebusu kako je proletelo vreme a niste sve stigli, ova aplikacija je pravi izbor za vas.

RescueTime možete instalirati na telefonu i kompjuteru i ona će pratiti sve što radite tokom dana. Ali ne brinite, ona ne ‘čita’ vaše poruke, već pamti koje programe koristite i koje sajtove posećujete.

Na kraju dana će vam prikazati pregled vaših aktivnosti pa ćete moći ‘crno na belo’ da vidite koliko vremena provodite proveravajući mejlove, a koliko na društvenim mrežama.

I preko ove aplikacije možete blokirati sajtove koje previše često posećujete a koji vas odvlače od posla, ali isto tako možete sebi zadati ciljeve koje želite ispuniti u narednom vremenskom periodu.

FocusBooster – tačno vreme za obavljanje posla

Ukoliko vam je najteže da procenite koliko vam je vremena potrebno da završite neki zadatak, isprobajte ovu aplikaciju.

FocusBooster koristi ‘pomodoro’ tehniku kako bi korisniku pokazalo koliko je vremena potrošio na nešto.

Princip je vrlo prost – na svakih 25 minuta obaveštava vas zvukom ili porukom. Glavna ideja bila je da su ljudi fokusiraniji kad rade u kraćim intervalima.

Wunderlist – prava stvar za liste zadataka

Ova aplikacija za telefone vam omogućava da stvarate i delite svoje liste zadataka.

Liste koje ste kreirali na Wunderlist-u možete podeliti sa svojim kolegama ili porodicom tako da svako zna ko šta radi.

Wunderlist vam nudi mogućnost i da ištampate liste, ali i da stavite alarm kako ne biste prekoračili zadate rokove.

Ukoliko ne koristite prednosti današnje tehnologije, propuštate mnogo, pa vam preporučujemo da probate neki od ovih alata i aplikacija i vaše vreme će sigurno biti maksimalno optimizovano.